最近，我們為法律及公證事務所進行了 軟體開發 一個案件管理系統！
這套系統不僅僅是個軟體，而是律所的「秘密武器」。
從案件進度追蹤到逾期收款提醒，從客戶資料管理到文件即時調閱，不只是解決問題，而是重新定義案件管理的高效率標準。
別再用舊系統或 Excel 管案件浪費時間了！我們最新開發的案件管理系統，專為律師級公證事務所設計，案件狀態一鍵查詢，逾期款項自動提醒，還能集中存放所有文件資料，全面提升效率。

文章目錄：
一. 案件管理系統，提升案件管理效率，強化客戶關係管理

二、專業案件管理系統 核心模組介紹

1. 案件管理模組

2. 客戶管理模組

3. 收款提醒與智能通知模組

4. 資料調閱中心

5. 線上客戶申辦與進度管理模組

6. 用戶界面升級

三. 方案比較與報價 

四. 專案合作流程

五. 常見問題Q&A

 

 

 

 

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一. 案件管理系統，提升案件管理效率，強化客戶關係管理

提升案件管理效率，強化客戶關係管理

 

1. 系統開發背景與目的

律師事務所每天都在處理大量案件，但如果管理系統跟不上，就像拿著拼圖拼湊案件資料一樣，耗時又低效率。

為了解決這些痛點，我們為法律及公證事務所開發了一套全方位的案件管理系統。

從案件追蹤到收款提醒、從客戶資料整合到文件調閱，這套系統就是律師們的最佳助手，全面強化案件管理流程，讓每個環節都能無縫連接。

 

2. 解決現有管理系統的痛點

你的案件管理系統是不是也面臨這些問題？

• 系統老舊，管理不易：

  • 案件資料散落四處，像拼圖一樣難以整合？

  • 系統介面過時，查詢資料如同大海撈針？

  • 案件紀錄無法即時更新，交接時資訊不對稱？

• 流程繁瑣，效率低下：

  • 每個案件狀態必須手動更新，追蹤耗時？

  • 資料錄入反覆操作，易出錯？

  • 沒有自動提醒，逾期款項難以掌握？

• 用戶體驗差，資料查詢困難：

  • 操作介面複雜，員工需要額外培訓？

  • 欄位設計混亂，找資料耗費時間？

  • 客戶資料散落各處，查詢效率低下？

 

3. 案件管理數位化的重要性：全面整合，效率翻倍！

我們將案件狀態、任務進度、逾期款項、客戶聯繫資料，全部整合在一個平台。
每一筆資料，清楚呈現；每一件案件，即時更新。
打開系統，你就能即刻掌握案件全貌，再也不怕漏掉任何細節！

數據說話：一套系統，解決四大管理痛點！

• 案件追蹤： 狀態更新、任務分派、進度提醒

• 客戶管理： 合約整合、回訪提醒、收款狀態

• 收款提醒： 逾期催收、自動化報表生成

• 文件調閱： 文件分類、版本控制、權限設定

案件進度全面掌握，收款提醒自動推送，客戶資料即點即查，文件調閱即時調用。
這不僅僅是個系統，更是律師事務所的強效助手。
每個環節運作順暢，效率全面提升，讓每件案件、每筆款項、每份文件都在掌控之中。

 

圖：專業法律案件管理系統

用對系統，徹底轉變工作模式！

案件管理不再是單純的資料錄入，而是整體流程的優化設計。

當我們將案件追蹤、收款提醒、客戶資料和文件調閱整合到同一平台時，每個環節的效率都將倍增！

重新定義案件管理：

全面升級界面： 簡單直覺，新手老手皆能快速上手。

自動化提醒： 收款、交接、催收，一鍵通知，系統自動跟進。

資料集中管理： 所有案件資料整合統一，隨時更新，進度隨手掌握。

 

功能模組介紹：

• 案件管理模組： 案件進度集中顯示，協作更順暢。

• 客戶管理模組： 客戶資料統一管理，長期合作更穩固。

• 收款提醒與智能通知模組： 智能提醒系統，款項催收零遺漏。

• 資料調閱中心： 文件歸檔管理，資料即時調用。

• 用戶介面升級： 現代化設計，操作更直覺，降低學習成本。

• 線上客戶申辦與進度管理模組： 客戶線上預約、查詢進度，效率翻倍提升！

用一套系統，讓案件井然有序，客戶資料有據可查，款項不再漏收，文件輕鬆調閱！

全面優化律師事務所管理模式，打造 AI 化、高效率化的新時代工作平台！

 

 

 

 

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二、專業案件管理系統 核心模組介紹

1. 案件管理模組

(1) 案件狀態更新系統：每一階段都清晰可見

在案件管理模組中，案件狀態分為「待處理」、「進行中」、「待付款」、「已完成」與「已結案」。
每當案件進入新的階段，系統會自動更新狀態，並同步發送通知給相關人員。

• 自動通知提醒：
  當狀態更新時，系統自動推送通知，確保每位律師、助理都能即時掌握最新進度。
  
  

• 進度可視化呈現：
  系統將每個案件狀態以進度條或顏色標籤形式顯示，視覺化呈現，方便快速辨識進度。

 

(2) 任務分派與協作追蹤：責任明確，進度透明

為了確保每個案件任務都有專人負責，系統支援任務分派功能。

律師或助理可根據案件需求分配任務，並設定完成期限。

• 任務分派： 將案件細分任務，分配給指定人員，同時設置截止日期。

• 協作追蹤： 每個任務的進度將被系統記錄，任務完成狀況一目了然。

• 進度提醒： 當任務接近截止日，系統將自動發送提醒，避免延誤或遺漏。

 

(3) 案件進度總覽儀表板：數據集中，一鍵查詢

為了讓律師和管理人員快速掌握案件全貌，系統設置了專屬儀表板，將案件狀態集中顯示於單一界面。

• 可視化數據：
  使用圖表或數據列表呈現案件進度，包括進行中的案件數量、即將到期的案件、逾期案件等。
  
  

• 多條件篩選：
  使用者可依據案件狀態、負責人、日期進行篩選，快速查詢所需數據。
  
  

• 即時更新：
  儀表板即時更新，確保數據準確無誤。

 

 

(4) 案件歷程紀錄：每一步操作，清楚記錄

案件處理過程中，任務的分派時間、狀態更新時間、負責人及備註內容都將完整記錄於系統。
透過可視化時間軸，律師和管理者能夠一目了然地查看每個案件的操作歷程。

• 時間軸呈現：
  將每個案件的處理流程轉化為直觀的時間軸，進度透明化。
  
  

• 查詢方便：
  客戶查詢案件進度時，系統能快速生成案件歷程報告，提供即時回應。

 

(5) 案件通知系統：進度異動，立即提醒

案件管理模組內建 AI 通知系統，每當案件狀態發生變更時，系統將自動發送通知，避免漏件或延誤。

• 自動化通知：
  當案件進度更新、任務完成、收款提醒或文件簽核時，系統將自動推送 Email 或系統訊息。
  
  

• 多渠道通知： 支援 Email、系統、LINE 消息渠道推送，讓每條訊息都能即時傳達。

案件管理模組不僅僅是案件狀態管理工具，更是整合任務分派、進度追蹤、進度提醒與案件歷程記錄的全方位系統。
從案件建立到結案，所有進度井然有序，資料集中呈現，讓律師事務所全面提升案件管理效率，有效控管每個案件的進度與細節。 

(6) 案件管理模組：目標效益：

• 效率提升： 從案件指派到進度追蹤，所有環節集中管理，避免遺漏。

• 風險控制： 將逾期案件標記顯示，減少未結案案件積壓，提升風險管控能力。

• 透明度提升： 客戶可即時查看案件進度，案件狀態一目了然，提升客戶滿意度。

從案件指派到結案，全程掌控，零遺漏！
打造專屬於律師事務所的 高效案件管理系統，讓每一件案件進度清晰呈現、每一筆資料井然有序，每一個任務準時完成！

 

 

 

 

 

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2. 客戶管理模組：全面掌握客戶資料，強化關係經營！

在律師事務所中，每個案件背後都是一位重要的客戶，而有效的客戶管理不僅能提升服務品質，更能增加案件成交機會。

客戶管理模組 將所有客戶資料統一整合，建立完善的檔案系統，確保每一筆資料都能即時查詢，全面優化事務所的營運流程。

 

(1) 客戶檔案管理：資料集中化，關係井然有序

在傳統系統中，客戶資料往往分散於 Excel、文件夾或紙本檔案中，查詢起來相當費時。

而客戶檔案管理功能，將所有客戶資料集中存放於一站式平台，輕鬆掌握每一位客戶的完整資訊。

• 一站式集中管理：
  每個客戶的聯繫方式、案件紀錄、簽約文件等資料整合於同一平台，隨時調閱。
  
  

• 建議新增：
  合約欄位、財務欄位、案件列表、文件附件區域，讓每筆資料都有跡可循。

 

(2) 客戶資料快速查詢：關鍵資料，一鍵即達！

案件進行到一半，突然需要查詢客戶聯繫方式？

系統內建快速查詢功能，輸入客戶名稱、案件編號，即可即時顯示關鍵資料，無需翻箱倒櫃。

• 快速查詢：
  客戶姓名、聯繫方式、案件狀態、收款狀況，全數整合於查詢界面，一目了然。
  
  

• 建議新增：
  支援多條件篩選及報告生成，讓查詢更加靈活、多元化。

 

(3) 客戶案件關聯查詢：資料鏈結，脈絡清晰

每個案件背後對應的客戶資料，能否快速串聯起來？

客戶案件關聯查詢功能，讓資料脈絡清晰呈現，從案件到客戶、從客戶到案件，全程可追溯。

• 資料連結：
  案件、合約、客戶資料自動串聯，查詢一體化。
  
  

• 建議新增：
  增加案件列表區域，並按客戶名進行篩選查詢，方便律師回顧每筆案件的處理進度。

(4) 合約與財務整合：對帳輕鬆，管理高效率

案件完成後，如何確保收款不漏單？

合約與財務整合功能，將每筆合約金額與收款狀況同步顯示，防止財務數據脫節，全面提升資金流管控。

• 無縫對接：
  客戶合約與財務數據聯動更新，避免數據遺失或錯漏。
  
  

• 建議新增：
  合約欄位與財務狀況欄位，並支援收款提醒功能，逾期款項自動推送通知。

 

(5) 客戶關係維護與跟進：從一次服務到長期合作！

案件結束後，如何保持與客戶的長期聯繫？

客戶關係維護與跟進功能，針對每位客戶建立專屬互動紀錄，設定定期跟進計畫，強化品牌黏著度。

• 建立長期合作：
  每次聯繫、每次溝通、每次會議，統一記錄於系統，讓每位律師都能輕鬆跟進客戶需求。

• 建議新增：
  增設互動紀錄區域、跟進提醒計畫、通知設定區域，確保每次聯繫不遺漏。

 

(6) 客戶管理模組 目標效益：

• 減少逾期收款風險：

  • 將合約金額與財務狀況整合顯示，方便律師快速查看付款狀況。

  • 系統自動推送收款提醒，針對即將逾期的款項發送催收通知，降低財務損失風險。

  • 支援多階段提醒設置（7 天前、當天、逾期 7 天），確保每筆款項不再漏收。

• 提升客戶資料查詢效率：

  • 客戶資訊、案件紀錄、合約狀況，全部集中顯示於一個界面。

  • 一鍵查詢，快速定位，無需翻閱多個檔案或系統。

  • 律師可快速檢索客戶聯繫方式、近期案件進度，並即時應對客戶需求。

• 增強客戶關係維護，促成二次合作：

  • 客戶互動紀錄全面整合：每次聯繫、每次跟進、每次會議，統一記錄於系統中。

  • 定期回訪計畫：設定自動提醒，根據客戶合作週期或合約到期日期發送跟進通知。

  • 客戶關係管理區域：針對重點客戶建立專屬檔案，包含合同紀錄、案件列表、回訪計畫，讓律師事務所持續維繫長期合作。

 

全面整合客戶資料，提升查詢效率，減少逾期風險，強化客戶關係經營！

客戶管理模組不僅僅是管理工具，更是律師事務所與客戶建立長期合作關係的關鍵橋樑。

用對系統，讓每筆資料清晰可查、每筆款項即時催收、每次聯繫完整記錄，為律師事務所建立穩固的客戶關係網！ 

 

 

 

 

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3. 收款提醒與智能通知模組：AI 催收，款項不漏！

在律師事務所中，收款流程管理往往因時間分散、資料分散而導致漏收、逾期等問題。

收款提醒與智能通知模組，正是針對這些痛點而設計，將應收款、逾期款、即將到期款項集中整合，並通過多層次提醒機制進行智能推送，有效降低逾期風險、提高收款效率。

 

(1) 多層次收款提醒：一網打盡，全面控管！

案件完成後，款項如何按時收取？

傳統的收款流程往往靠記憶或手動跟進，導致漏收或延誤現象。

而 多層次收款提醒功能 將應收款、逾期款、即將到期款項統一管理，並根據時間節點自動推送催收通知。

• 應收款提醒： 對於即將到期的款項，系統提前推送提醒，避免漏收。

• 逾期款催收： 當款項逾期時，系統自動發送催收通知，不再依賴人工。

• 多層次通知： 支援 7 天前、當天、逾期 7 天等多階段提醒設置。

• 建議新增： 合約欄位、財務欄位、案件列表、文件附件區域，完善財務對帳功能。

 

(2) 收款進度追蹤儀表板：數據集中，狀態一目了然！

為了讓財務人員、律師即時掌控收款狀況，系統設置了 收款進度追蹤儀表板，將每筆款項狀態集中顯示於單一界面。

• 可視化數據：
  每一筆款項的收款狀態、逾期狀況、待收款項，全數一覽無遺。
  
  

• 篩選查詢：
  根據日期、客戶名稱、案件編號等進行多條件查詢，方便對帳。
  
  

• 建議新增：
  報告生成功能，自動匯出收款進度報告，方便財務人員定期審查。

 

(3) 收款進度時間軸：完整紀錄，每筆款項全程可追溯！

每一筆款項的收款流程，從應收款通知到逾期催收，全程自動化紀錄，並呈現在 收款進度時間軸 中。
律師、財務人員可以隨時查看款項狀態，對於有爭議或逾期款項，能夠快速追溯完整支付歷程。

• 可追溯數據：
  每筆款項的收款過程均按時間順序排列，避免對帳時出現數據錯誤。
  
  

• 按客戶查詢：
  依據客戶名稱進行篩選，方便律師查詢單一客戶的款項收支狀況。
  
  

• 建議新增：
  增設案件列表區域，按客戶或案件名稱進行篩選查詢。

 

(4) 收款對帳系統：財務對帳，一鍵完成！

財務對帳是律師事務所營運管理中的一項核心工作。

收款對帳系統將所有收款資料進行整合，自動計算應收款、逾期款與已收款，快速生成對帳報告。

• 自動對帳：
  系統根據合約金額與實際付款進行對比，標記逾期款項，方便追蹤。
  
  

• 收款提醒：
  系統將根據對帳結果，自動發送逾期催收通知，降低漏收風險。
  
  

• 建議新增：
  增加合約欄位與財務狀況欄位，對應每筆款項的合同條款，確保數據一致。

 

(5) 多渠道通知整合：通知不漏接，款項不遺失！

不同用戶對通知接收方式的偏好不同，有些人習慣 Email，有些人則偏好系統推播或手機簡訊。
多渠道通知整合功能，支援多種通知方式，讓收款提醒更即時、更有效。

• Email 通知：
  系統自動發送應收款、逾期款項通知，避免人工漏發。

• 系統推播：
  案件狀態更新、款項提醒、催收通知，實時推播到用戶界面。

• 建議新增：
  增設互動紀錄區域、跟進提醒計畫、通知設定區域，根據用戶偏好調整通知方式。

 

(6) 收款提醒與智能通知模組 目標效益：

• 降低逾期風險：

  • 系統根據合同條款、自動計算應收款與逾期款，並推送催收通知，杜絕漏單現象。

• 提高收款效率：

  • 收款進度儀表板集中顯示所有款項狀態，依據日期或案件進行篩選，對帳方便快捷。

• 強化客戶關係，增強信任度：

  • 客戶即時收到收款通知，付款狀態同步更新，展現專業、負責的事務所形象，提升客戶滿意度。

收款提醒與智能通知模組，將款項管理轉化為智能化、自動化流程，從應收款通知到逾期催收，全面整合，減少財務損失，提升現金流穩定性。

律師事務所的每一筆款項，不再靠記憶，而是靠系統自動化管理，打造出零遺漏、零延誤的專業收款流程！

 

 

 

 

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4. 資料調閱中心：文件管理不再只是「存放」，而是智慧資產！

在律師事務所中，文件不僅僅是案件紀錄，更是每一項法律服務的關鍵資產。

傳統的文件管理方式容易造成資料分散、查詢困難、簽署遺漏等問題。

資料調閱中心 將所有文件集中管理，建立完整的文件夾結構與權限控制，讓文件管理真正成為律師事務所的智慧資產。

 

(1) 文件集中管理：所有文件一站歸檔，資料不再流失！

律師事務所內的文件種類繁多，從合約到證據資料，每一份文件都必須妥善保存。

資料調閱中心將所有文件統一存放於系統中，並建立清晰的分類結構，確保每一份文件都能快速查詢、及時調閱。

• 統一歸檔：
  將所有文件統一存放，按案件、客戶分類，防止文件遺失或重複存檔。

• 多格式支援：
  支援 JPG、PDF、DOCX 等多種文件格式，上傳無障礙。

• 建議新增：

  • 文件夾結構：按案件、日期、自定義分類建立文件夾。

  • 文件標籤：標記文件屬性（如合約、證據、申請書），方便後續篩選查詢。

  • 上傳紀錄區域：每份文件的上傳時間、上傳人完整記錄，方便追溯。

 

(2) 快速查詢與篩選：資料隨點即查，不再翻箱倒櫃！

文件查詢時最怕的就是資料分散、標籤不清。
資料調閱中心設置 快速查詢與篩選功能，通過多條件篩選與關鍵字搜索，將所需資料一鍵呈現。

• 快速查詢：
  根據案件編號、文件名稱、上傳日期等條件快速定位文件。
  
  

• OCR 掃描引擎：
  支援圖片、PDF 文件內容掃描，將掃描文字轉化為可搜尋的文本，提升查詢效率。
  
  

• 建議新增：

  • 關鍵字高亮顯示：查詢結果中的關鍵字自動標記，方便辨識。

  • 多條件篩選區：同時按日期、文件類型、文件狀態進行篩選，查詢更靈活。

 

(3) 文件簽核狀態追蹤：合約簽署即時掌控，不再漏簽！

案件文件的簽署狀態往往是律師事務所中最容易遺漏的環節。
為此，系統設置了 文件簽核狀態追蹤功能，每份文件的簽署進度均以視覺化界面呈現，方便追蹤每一步進度。

• 簽署狀態標籤：
  每份文件標記為「待簽署」、「已簽署」、「逾期未簽」，一目了然。
  
  

• 簽署提醒通知：
  系統根據設定時間，自動推送簽署提醒，防止漏簽。
  
  

• 建議新增：

  • 簽署流程控制區：設定簽署順序、指定簽署人。

  • 簽署逾期通知：若文件逾期未簽署，系統自動發送通知給相關人員。

 

(4) 文件歷程紀錄：每一步操作完整記錄，隨時可查！

文件調閱中心不僅僅是存放文件，更是每份文件歷程的完整紀錄庫。
每一份文件從上傳、簽署、更新到下載，系統都將自動生成歷程紀錄，方便日後追蹤查詢。

• 時間軸呈現：
  文件操作時間軸，從上傳到最新更新狀態，完整呈現。
  
  

• 版本控制：
  每次更新都將生成新版本，舊版本自動保存，支持比對差異。
  
  

• 建議新增：

  • 操作日誌區域：記錄每次操作的具體時間、操作者、變更內容。

  • 版本比對功能：將新版本與舊版本進行對比，顯示差異部分。

 

(5) 文件共享與權限控制：確保資料安全，控制權限精細化！

律師事務所中的文件涉及敏感數據，因此，資料調閱中心將文件共享功能與權限控制合二為一，確保文件安全傳輸。

• 共享連結生成器：
  用戶可生成加密共享連結，設定有效期與下載次數限制。
  
  

• 權限控制：
  根據用戶角色設置查看、下載、編輯權限，防止資料洩露。
  
  

• 建議新增：

  • 權限設定控制台：統一管理各類用戶的權限設定，方便調整。

  • 加密下載功能：下載文件時，系統自動加密，並生成下載憑證。

 

(6) 資料調閱中心 目標效益：

• 縮短文件檢索時間：

  • 文件集中化歸檔，支援多條件篩選與關鍵字搜尋，查詢效率提升 60%。

• 提升文件安全性：

  • 設置不同權限級別，對文件進行加密下載，防止機密資料外洩。

• 降低文件遺失風險：

  • 文件歷史紀錄完整保留，支援版本控制與下載憑證上傳，確保每份文件有依據可查。

資料調閱中心模組 不僅僅是文件存放庫，更是律師事務所文件管理的核心支柱。
從文件集中存放到智能查詢、從簽署追蹤到版本控制，系統將每一份文件視為智慧資產，全面優化文件管理流程，實現即時調閱、精準查詢、安全存取，讓文件調閱不再費時、不再分散、不再遺失！

 

 

 

 

 

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5. 線上客戶申辦與進度管理模組 — 提升流程效率，隨時查詢進度！

律師事務所常需處理大量文件申辦與案件進度查詢，傳統模式下，客戶往往需要親自前往現場提交文件、查詢進度，流程繁瑣且時間成本高。
而 線上客戶申辦與進度管理模組，將整個申辦流程數位化，從文件上傳、資料填寫到案件追蹤，全程在線處理，顯著提升操作效率，同時降低漏件風險。

 

(1) 線上申辦入口：快速申辦，無需現場跑腿！

過去，客戶提交申請資料，通常需下載表單、手寫填寫、現場遞交，耗費時間且容易遺失。
現在，線上申辦入口簡化流程，讓客戶在網頁上直接完成資料填寫，一鍵提交至律師事務所後台。

• 簡單填寫：
  使用者無需下載表單，直接在線輸入資料，系統自動校驗欄位完整性。
  
  

• 表單智能化：
  未填欄位或格式錯誤時，系統將即時提醒，避免資料遺漏或錯誤。
  
  

• 建議新增：
  常見問題提示欄，協助用戶快速完成填寫，提高填單效率。

 

(2) 即時線上送件：資料即刻提交，審核零延誤！

申請資料填寫完畢後，使用者只需點擊 「送出」 按鈕，即可將所有資料推送至後台進行審核，免去現場遞交的麻煩。
此功能不僅縮短申辦流程，也能有效提升案件審核速度。

• 即時送件：
  一鍵提交，資料即時進入律師後台系統，避免郵寄遺失或現場遞交延誤。
  
  

• 後台整合：
  後台系統將自動生成申請案件編號，方便後續查詢。
  
  

• 建議新增：
  送件成功頁面顯示案件編號與預估審核時間，增加用戶安心感。

 

(3) 文件上傳功能：多檔案格式支援，資料完整上傳！

許多申辦案件需要上傳身分證、授權書、合同副本等證件文件。
系統內建 文件上傳功能，支援 JPG、PNG、PDF 多格式，並允許一次性上傳多份文件，降低操作次數。

• 多格式支援：
  JPG/PNG/PDF 檔案均可上傳，確保各類證件無礙遞交。
  
  

• 多檔上傳：
  客戶可同時上傳多份文件，系統自動歸檔，並標註文件類型（如身分證、授權書）。
  
  

• 建議新增：
  上傳紀錄區，顯示文件上傳時間與狀態（成功/失敗），方便查詢。

 

(4) AI 機器人串接：即時問答，快速協助！

為了進一步提升客戶服務體驗，系統與 LINE/網站聊天機器人 串接，提供即時支援，降低用戶疑惑感，並提升資料填寫完整度。

• 智能問答：
  當客戶對申請流程有疑問時，可隨時呼叫 AI 機器人進行問答支援。
  
  

• 文件檢查：
  AI 機器人可檢查文件欄位是否完整，提醒用戶補充遺漏資料。
  
  

• 建議新增：
  文件缺漏提醒系統，當文件類型不符合或未上傳時，自動推送提醒通知。

 

(5) 線上預約安排：案件處理，靈活安排時段！

若案件申請需要現場驗證或面談，系統提供 線上預約功能，用戶可根據自身時間選擇適合時段進行面談，系統將自動更新預約狀態。

• 即時預約：
  用戶可選擇日期、時間段，並在線填寫預約原因。
  
  

• 自動回覆：
  系統確認預約後，將自動推送預約確認通知，避免預約衝突。
  
  

• 建議新增：
  預約提醒通知：系統將於預約日前一天自動發送提醒，避免遺漏。

 

(6) 即時進度查詢：案件狀態隨時掌握，不再反覆詢問！

用戶可隨時登入系統，查詢申辦案件的最新狀態。
從 待審核、補件中、審核通過、已完成 每一步狀態更新，系統將即時推送通知，確保用戶第一時間掌握案件進展。

• 狀態更新：
  每當案件狀態變更時，系統自動推送通知，避免用戶遺漏關鍵進度。
  
  

• 進度查詢：
  用戶可根據案件編號或申請日期進行查詢，快速查看審核狀態。
  
  

• 建議新增：
  進度時間軸功能，將整個申辦流程按時間順序呈現，方便用戶查看整體進度。

 

(6) 線上客戶申辦與進度管理模組 目標效益：

• 提升操作效率：

  • 用戶可直接在線填寫申請表單並上傳文件，無需來回跑現場，節省時間。

• 降低漏件風險：

  • 系統將對未填欄位、未上傳文件進行即時提醒，並針對逾期補件進行推送通知，有效避免資料遺漏。

• 客戶滿意度提升：

  • 用戶可隨時登入系統查詢申請進度，不再依賴電話查詢，案件進展清晰明確，提升客戶滿意度。

線上客戶申辦與進度管理模組，徹底打破傳統紙本申辦與人工查詢的低效模式，
將資料填寫、文件上傳、案件追蹤、進度查詢全面數位化，不僅縮短案件處理時間，更降低漏件風險，
讓律師事務所從案件申辦到案件結案，全程掌控、全程數位化管理，全面提升服務品質，
打造高效、專業、智能的案件管理新模式！

 

 

 

 

 

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6. 用戶界面升級 — 操作更直覺，效率再提升！

律師事務所的案件管理系統不僅僅是功能強大，更需要具備直觀、現代化的用戶界面。
用戶界面升級，全面重塑系統操作體驗，從視覺設計到功能導航，從數據呈現到行動裝置支援，全方位提升系統易用性與專業感！

 

(1) 現代化 UI 設計：簡潔視覺，專業形象再升級！

傳統案件管理系統介面往往層次分散、信息冗雜，容易造成操作混亂。
而現代化 UI 設計以 扁平化設計 為基礎，強調視覺一致性，將核心功能按層級劃分，讓整體界面更直觀、更具專業感。

• 扁平化設計：
  降低介面雜訊，突出關鍵功能，提升用戶專注度。
  
  

• 圖標優化：
  採用統一風格的圖標設計，增強系統識別性，減少誤點誤操作。
  
  

• 建議新增：

  • 漸層背景與色彩區分，強調案件狀態（進行中、逾期、已完成）。

  • 滑動效果與動畫過渡，增強用戶操作的流暢度。

 

(2) 快速導航面板：一鍵直達，減少層級點擊！

律師事務所日常處理案件時間緊迫，每一步操作都需快速反應。
快速導航面板整合系統核心功能，將案件查詢、文件上傳、客戶聯繫等功能集中於一個介面，用戶可一鍵直達，避免繁瑣點擊。

• 快捷操作列：
  將常用功能（案件查詢、文件上傳、付款提醒）設置於導航欄，點擊即可進入對應頁面。
  
  

• 全局搜尋框：
  輸入關鍵字，即時顯示相關案件、文件或客戶資料，無需逐一點擊查找。
  
  

• 通知欄：
  系統消息集中顯示，包括收款提醒、文件簽署通知、案件狀態更新，避免重要通知被忽略。
  
  

• 建議新增：

  • 支援自訂快捷列，用戶可自行設定常用功能按鈕，提升操作靈活度。

  • 通知欄將重要提醒信息進行分級顯示，按優先級排序，防止關鍵通知被忽略。

 

(3) 數據儀表板：數據即視化，決策更精準！

系統內的案件數據、收款狀況、客戶回訪統計，往往隱藏著關鍵管理訊息。
數據儀表板將這些分散數據進行整合，以圖表、圖形、資訊區塊直覺呈現，方便用戶快速掌握系統運行情況。

• 動態數據展示區：
  以折線圖、圓餅圖、柱狀圖等方式，將案件進度、收款狀況動態呈現。
  
  

• 數據切換功能：
  支援按日期、案件狀態、負責人等維度進行數據篩選，快速對比分析。
  
  

• 建議新增：

  • 每月/季度/年度數據匯總，自動生成數據報告，方便律師進行決策。

  • 自訂數據展示模式，用戶可根據需求調整圖表類型或數據顯示方式。

(4) 個性化設置：操作面板，隨心所欲！

每位律師的工作重點不同，對系統界面的需求也各異。
用戶界面升級提供 個性化設置功能，允許用戶根據自身需求調整介面排版、色彩模式、快捷按鈕等。

• 自訂儀表板：
  用戶可自選數據區域，自行排列數據顯示順序，將關鍵數據置頂顯示。
  
  

• 深色模式 / 淺色模式：
  根據工作環境或個人喜好切換界面顏色，降低眼部疲勞。
  
  

• 通知中心：
  用戶可自訂通知類型，選擇是否接收 Email、LINE 或系統推播，避免訊息干擾。

• 建議新增：

  • 支援快捷鍵設置，快速開啟常用功能（如案件查詢、文件上傳）。

  • 預設界面佈局可儲存，用戶可建立多個佈局方案，按需切換。

 

(5) 行動裝置友好設計：案件管理，隨時隨地！

現代律師的工作場域不再侷限於辦公室，手機、平板成為重要的工作工具。
系統全面採用 響應式設計，讓用戶在任何裝置上均能流暢操作。

• 響應式設計：
  自動適應手機、平板、桌面裝置，無需額外開發 APP。
  
  

• 推播通知：
  案件狀態變更、文件簽署完成、收款提醒，系統將即時推播至行動裝置，避免延誤關鍵進度。
  
  

• 建議新增：

  • 客戶查詢專區：用戶可通過手機隨時查詢案件進度、付款狀況。

  • 行動裝置快捷操作：設置底部快捷欄，方便用戶快速訪問常用功能。

 

(6) 用戶界面升級 目標效益：

• 提升操作效率：

  • 快速導航、一鍵查詢、推播通知，減少層級點擊，縮短操作時間。

• 數據視覺化：

  • 透過數據儀表板，將關鍵案件數據即時呈現，方便律師快速掌握全局。

• 降低學習成本：

  • 界面風格一致、操作流暢，用戶可快速上手，減少培訓成本。

• 靈活適應不同裝置：

  • 響應式設計確保手機、平板、桌面裝置均能完美呈現系統界面，隨時隨地高效辦公。

用戶界面升級，不僅僅是視覺上的更新，更是功能操作邏輯的全面優化。
透過現代化 UI 設計、快捷導航面板、數據儀表板、個性化設置與行動裝置友好設計，
整個案件管理系統將更貼近用戶需求，提升工作效率，強化用戶體驗，
真正實現從案件查詢到數據監控、從案件指派到文件簽署的全流程無縫銜接。

 

 

 

 

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三. 方案比較與報價

在律師事務所中，案件管理系統的導入不僅僅是技術升級，更是對整個工作流程的重塑。

我們可以從 人力需求、工作效率、文件安全、資料檢索速度、成本控制 等幾個維度進行對比，凸顯系統導入的核心價值：

 

1. 人力需求 vs. 系統自動化

導入系統後，案件狀態查詢、文件歸檔、收款催收等流程均自動化，有效節省人力成本。

項目	傳統人工流程	案件管理系統
案件進度追蹤	需人工查詢，逐一聯繫律師、助理確認進度，耗費時間	系統自動更新案件狀態，並同步推送通知，無需人工跟進
文件遺失/重複	文件分散於紙本或多個系統，易遺失、重複存檔	文件集中管理，上傳即歸檔，並建立查詢標籤
收款催收	人工紀錄付款時間，逐筆查詢，容易遺漏	系統自動根據合約設置付款提醒，逾期自動催收
進度提醒	需人工撥打電話、發送 Email	系統自動推播通知，整合 LINE、Email 通知

 

2. 工作效率 vs. 數據可視化

傳統流程需花費 2 小時手動整理數據，而系統僅需 5 分鐘即可生成完整報告，
節省時間的同時，大幅提高數據準確性。

項目	傳統流程	案件管理系統
案件查詢	逐一翻閱紙本、Excel，耗費時間	系統內建全局搜索框，輸入關鍵字即刻顯示結果
進度統計	每月需人工整理案件進度報表	數據儀表板自動生成案件進度圖表，隨時查看
簽署文件查詢	無系統化記錄，需逐一確認	文件歷程紀錄完整保存，按日期或文件名一鍵查詢
數據分析	需人工匯總、計算	系統自動生成數據報告，可按月份、案件類型、負責人進行篩選

 

3. 文件安全性 vs. 權限控制

系統將文件加密存儲，並設置權限管控，
每筆文件均可追溯訪問紀錄，有效防範資料洩露與未經授權下載。

項目	傳統流程	案件管理系統
案件查詢	逐一翻閱紙本、Excel，耗費時間	系統內建全局搜索框，輸入關鍵字即刻顯示結果
進度統計	每月需人工整理案件進度報表	數據儀表板自動生成案件進度圖表，隨時查看
簽署文件查詢	無系統化記錄，需逐一確認	文件歷程紀錄完整保存，按日期或文件名一鍵查詢
數據分析	需人工匯總、計算	系統自動生成數據報告，可按月份、案件類型、負責人進行篩選
文件存放	紙本文件易丟失，數位文件分散於多個系統	文件集中存放於系統內，並設置加密下載、權限控制
授權管理	依賴人工控制，不易監控	系統自動控制文件下載、編輯權限，並記錄每次訪問紀錄
文件版本控制	更新後需人工標記版本，易混淆	系統自動保存文件版本，每次更新均生成歷程紀錄
資料洩露風險	紙本文件易被攜帶、複印	系統設置加密下載鏈接，有效期控制，防止資料洩露

 

4. 客戶關係 vs. 智能通知

系統導入後，每位客戶的案件進度、簽署文件、付款狀態均可即時查詢，
有效縮短回應時間，並提升客戶滿意度。

 

項目傳統流程案件管理系統案件查詢逐一翻閱紙本、Excel，耗費時間系統內建全局搜索框，輸入關鍵字即刻顯示結果進度統計每月需人工整理案件進度報表數據儀表板自動生成案件進度圖表，隨時查看簽署文件查詢無系統化記錄，需逐一確認文件歷程紀錄完整保存，按日期或文件名一鍵查詢數據分析需人工匯總、計算系統自動生成數據報告，可按月份、案件類型、負責人進行篩選文件存放紙本文件易丟失，數位文件分散於多個系統文件集中存放於系統內，並設置加密下載、權限控制授權管理依賴人工控制，不易監控系統自動控制文件下載、編輯權限，並記錄每次訪問紀錄文件版本控制更新後需人工標記版本，易混淆系統自動保存文件版本，每次更新均生成歷程紀錄資料洩露風險紙本文件易被攜帶、複印系統設置加密下載鏈接，有效期控制，防止資料洩露收款提醒人工撥打電話、逐一發送 Email系統自動推送收款提醒，按合約時間點發送通知案件狀態查詢客戶需來電查詢，律師逐一確認客戶可直接登入系統，自行查詢案件進度客戶回訪依賴律師/助理記憶，容易遺漏系統設置回訪提醒，按設定時間推送通知簽署提醒人工逐筆確認文件簽署狀態系統自動推送簽署狀態通知，包括 LINE、Email 雙重提醒

 

5. 成本控制 vs. 長期效益

 

系統導入初期成本雖高，但長期來看，
僅人力成本每月即可節省 NT$35,000，文件遺失損失可降低，
同時數據報告生成時間縮短，整體效益顯著提升。

系統導入不僅僅是技術升級，更是對整體工作流程的重塑。
無論是從人力精簡、流程優化、安全性還是成本控制來看，案件管理系統都能有效助力律師事務所實現數位化轉型，降低營運成本，提升整體營運效益！

 

6. 擴充模組（可分階段開發）：我們需要了解您的需求，才能給出精確報價！

(1) 什麼是擴充模組？

擴充模組就是在現有系統基礎上新增功能或強化特定模組，讓系統具備更多應用場景。
它最大的優勢在於靈活性：

• 您可以根據需求，逐步導入不同模組，不必一次性開發全部功能。

• 每個模組可以 單獨開發、測試、部署，確保系統穩定運行，不會因大範圍更新而出現問題。

 

(2)為什麼不能直接報價？

我們不能直接報價，因為每個模組的開發範圍與技術要求差異很大，需要根據實際需求來評估：

• 需求範圍不明確：

  • 例如，「文件管理模組」是僅提供文件存儲，還是包含簽署功能、版本控制？

  • 每增加一個功能，開發量與成本都會不同，因此需要進一步討論，明確需求後才能報價。

• 技術方案不同：

  • 同樣是收款提醒模組，您是希望僅限於 Email 通知，還是擴展到 LINE、SMS 簡訊通知？

  • 每種技術方案涉及的工時、人力成本不同，因此需要與您確認具體需求後，才能提供精確報價。

• 現有系統整合性：

  • 如果您的系統已有 API 或資料庫結構，開發成本會較低；

  • 但如果系統完全封閉，則需要更多整合工時，這部分也會影響報價。

• 數據量與流量需求：

  • 如果系統僅處理少量文件，開發難度較低；

  • 但若每日需處理上千筆資料、上傳大文件，系統就需要優化效能，這將直接影響開發成本。

• 後續維護與升級：

  • 每個模組開發完成後，我們還需考慮後續維護，包括 Bug 修復、功能調整等。

  • 如果您希望系統持續升級或擴充功能，這些需求也需要納入報價範圍。

 

(3) 我們建議：

每個律師事務所的需求都不一樣，有些需要強化 文件管理，有些則著重於 收款提醒。
因此，我們不會直接給出單一模組的報價，而是先與您進行詳細訪談，了解：

• 您想新增哪些功能？

• 是否需要整合現有系統？

• 系統需要支援哪些設備？

• 有沒有資料量或流量需求？

透過深入了解您的實際需求，我們才能根據開發範圍、技術實現方式、數據量及未來擴展性，
提供最貼近您需求的報價方案。這樣才能確保系統功能完善，成本控制合理。

歡迎與我們進一步洽談，一起為您的律師事務所打造量身訂製的 AI 智能管理系統！ 

 

 

 

 

 

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四. 專案合作流程 — 從需求確認到系統上線，全程專業掌控！

我們的專案合作流程分為 9 個階段，每一步都經過精細規劃，確保系統順利交付、功能完善且操作無誤：

 

(1) 初步訪談 

確認需求、提供客製報價：

• 與您詳細討論專案需求，釐清每個模組的具體功能。

• 根據需求範疇，提供完整功能建議與報價方案。

 

(2) 簽約與訂金

確認功能與合約內容，支付 40% 預付款：

• 確認需求文件與合約細節，雙方簽訂合約。

• 支付項目總金額的 40% 作為預付款，正式啟動專案。

 

(3) UI 設計製作

製作前台網站版型與操作流程畫面：

• 根據需求設計 UI/UX 版型，強調簡潔、直覺的操作體驗。

• 出具初版設計稿，確認後進行調整，直到達到預期效果。

 

(4) 期中驗收

進行期中驗收，確認功能無誤後付款 40% 期中款：

• 系統前台設計完成，進行功能驗收。

• 用戶測試系統前台操作流程，確認無誤後支付第二筆 40% 期中款。

 

(5) 系統開發

後台功能開發：

• 根據需求進行後台功能開發，包括案件管理、文件調閱、收款提醒等模組。

• 每個功能模組開發完成後，進行內部測試，確保運行穩定。

 

(6) 上線測試

完整驗收前後台功能，進行細部調整與除錯：

• 前後台功能全面測試，包括數據導入、文件上傳、系統通知等功能。

• 發現問題即時調整，確保上線前系統無漏洞、無錯誤。

 

(7) 支付尾款

支付最後 20% 尾款：

• 完成最終驗收，確認所有功能開發完畢且符合需求。

• 用戶支付剩餘 20% 尾款，進入操作教學階段。

 

(8) 操作教學 

線上教學與使用手冊，協助內部團隊上手：

• 提供線上教學課程，針對系統各模組功能進行逐一講解。

• 提供使用手冊與常見問題指引，方便日後查詢。

 

(9) 正式上線 & 技術保固 (持續服務中)

完成交付，提供 1 年技術保固與後續支援：

• 系統正式上線運行，客戶可開始使用各項功能。

• 提供 1 年技術支援服務，包括 Bug 修復、系統優化，確保系統穩定運行。

 

這樣的分階段流程，不僅能有效控管專案進度，也能降低一次性付款壓力，確保每個階段的交付內容符合預期。
從需求訪談到正式上線，我們全程提供專業技術支援，確保系統每一步開發皆達標完成！

 

 

 

 

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五. 常見問題Q&A

1. 我只需要部分模組，可以單獨開發嗎？

可以的！我們採用 模組化開發模式，每個功能模組都可單獨開發並獨立報價。
例如：您可以先選擇開發 收款提醒模組，後續再擴展至 文件調閱模組，靈活調整開發計畫。

 

2. 如果系統上線後發現問題，還能修改嗎？

系統上線後，若發現問題或需要調整，可依照 維護合約內容 進行處理。

• 若需新增功能或擴充模組，則需進一步報價評估。

• 我們也提供 技術支援計畫，可選擇續約進行長期維護。

 

3. 系統是否支援行動裝置？

響應式設計 (RWD) 為 選配功能，可根據需求選擇是否導入。
若無選配 RWD，系統將僅支援桌面版操作。
如需擴展至手機、平板裝置，建議提前告知，以納入開發規劃中。

 

4. 是否提供 LINE 推播或簡訊提醒？

是的，LINE 推播與簡訊提醒均為 選配功能，並非標準配備。

• LINE 推播適用於：收款提醒、簽署通知、案件狀態更新。

• 簡訊提醒適用於：高優先級事件或緊急通知。
  若有需求，可根據系統使用量進行報價評估。

 

5. 系統上線後，是否提供教學？

是的！
我們將提供 完整教學影片，逐步講解每個模組的操作方法，包括：

• 系統登入、用戶管理

• 案件新增、查詢、狀態更新

• 文件上傳、下載與版本控制

• 收款提醒與簽署通知設定

您也可以選擇 線上操作教學，進一步協助團隊快速上手。

 

6. 每個階段的付款方式是怎樣的？

我們採用 三階段付款模式：

• 簽約與訂金： 支付項目總金額的 40%，啟動專案。

• 期中驗收： 完成前台設計與基本功能測試，支付 40%。

• 最終驗收： 系統上線測試完成，支付剩餘 20%。

 

7. 我們已有資料庫系統，能整合嗎？

可以。
在 需求訪談階段，我們將確認現有資料庫架構，並評估數據整合可行性。

• 若現有系統開放 API 或具備標準化資料庫結構，將有助於降低整合成本。

• 若系統封閉或資料格式不一致，則需進行資料轉換，並進一步調整開發計畫。

 

8. 系統資料是否安全？如何保障？

為保障系統資料安全，我們採用多層次安全防護：

• 資料加密： 文件上傳、自動備份均經 AES 加密處理。

• 權限控制： 每位用戶依角色設定不同訪問權限，防止未授權存取。

• 加密鏈接： 文件下載設置有效期，下載憑證到期後自動失效，防止資料洩露。

 

9. 如果系統擴展，資料量增加，效能會受影響嗎？

我們將根據您的系統需求進行 效能優化與流量負載測試，確保系統穩定運行：

• 資料庫優化： 對查詢進行調整，減少查詢時間。

• 伺服器擴展： 根據預估流量，進行伺服器配置優化，避免系統卡頓或崩潰。

 

10. 若後續需新增模組，如何進行？

系統架構採用 擴充式設計，未來如需新增模組，可依據需求進行分階段開發。

• 我們將針對新模組進行需求訪談，確認功能範疇與技術方案。

• 模組開發完成後，將進行功能測試、系統整合與上線驗收，確保整體系統穩定性。

如需進一步了解模組報價或功能說明，歡迎隨時聯繫我們！

 

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Written by Ring
作者：益盛科技 專案經理
通過Google Ads-Measurement Assessment
15年 網站專案管理及人員管理實務經驗。 
具網站美編企劃繪製能力
具多媒體網頁設計與 RWD設計之實務經驗